對行政助理和公司秘書而言，撰寫會議記錄是工作中最耗時又最難做好的任務之一。三小時的董事會會議，有多位說話者同時發言、決議穿插在討論之間、行動項目分散在整個議程裡。邊聽邊記意味著你只能記錄部分內容；事後重聽錄音再整理，又要再花同樣的時間。
AI 自動會議記錄工具從根本上改變了這個流程：錄音結束幾秒後，說話者標記的逐字稿、格式化的決議與行動項目，已經備妥可以發送。本文介紹 Plaud Note Pro 作為實體 AI 會議記錄工具的運作方式，以及它對應的三大台灣職場場景。
AI 自動會議記錄工具能輸出什麼
Plaud Note Pro 在一場會議結束後自動生成三份成果：
- 說話者標記逐字稿——每個字都被記錄，並自動標記是哪位參與者說的，可搜尋、有時間戳記，適合需要完整存底的合規或稽核流程。
- 格式化會議記錄——決議、行動項目、負責人與期限自動從對話中提取，並按照你選擇的範本格式整理輸出，無需手動重新排版。
- 即發分發版本——一鍵匯出至 Notion、Confluence、Slack 或電子郵件，格式在每場會議中保持一致，不依賴任何一個記錄者的個人習慣。
整個過程不需要任何機器人帳號加入會議，也不需要事先設定平台登入。Plaud Note Pro 放在桌上，按一下開始，全程不需要有人邊聽邊寫。
哪些會議場景最需要自動化會議記錄
| 場景 | 傳統做法的問題 | Plaud Note Pro 的解法 |
|---|---|---|
| 董事會 / 股東會 | 決議必須逐字準確，手記很難做到，事後重聽耗時 | 完整逐字稿 + 決議自動提取，輸出可直接用於正式記錄 |
| 跨部門會議（3 人以上） | 發言者輪流，記錄者很難同時追蹤誰說了什麼 | 說話者辨識自動標記每位發言者，行動項目自動對應負責人 |
| 客戶 / 廠商談判 | 一邊談一邊寫讓對方感覺你在分心，也容易漏掉細節 | 全程錄音，會後格式化輸出完整承諾與行動清單 |
| 線上會議（Zoom / Teams） | Bot 加入需要主辦方批准，有些企業政策禁止外部 Bot | Plaud Desktop 在桌面端擷取，無 Bot，無需任何平台許可 |
| 每日站立會議 / 週會 | 行動項目分散，每次都要靠人記、靠人提醒 | AI 摘要自動整理每次會議的待辦事項，輸出到 Slack 或 Notion |
| 電話簡報 / 一對一通話 | 電話錄音需要額外設備或 App，整理又是另一道工序 | Plaud Note Pro 雙模式智慧錄音，通話與面對面自動切換 |
三大使用者類型的具體應用
行政助理（EA）和公司秘書
行政助理面對的往往是密度最高的會議場景：三小時的董事會，有執行長、財務長、法務、外部董事同時在場，每一個議題都可能產生正式決議和後續行動。在這種場景下，任何一個遺漏都可能在後續追責時產生問題。
Plaud Note Pro 放在桌上，4 支 MEMS 麥克風收音距離達 5 公尺，完整擷取每位與會者的發言。說話者辨識自動標記每位參與者，會議結束前輸出的格式化記錄可直接用於正式存檔，不需要回溯重聽。
正在使用 Otter.ai 的團隊
Otter.ai 提供逐字稿和基礎摘要，但從原始逐字稿整理成可以直接發送的格式化會議記錄，仍然需要手動工作。決議散落在各段摘要中，行動項目沒有對應負責人，發送前還要重新排版。
Plaud Note Pro 使用超過 10,000 個摘要範本，直接輸出符合機構所需格式的會議記錄，省去從逐字稿到正式記錄的中間整理步驟。輸出格式在每場會議中保持一致，不受記錄者不同而有差異。
使用 Notion 或 Confluence 管理文件的營運 / 專案團隊
對於把會議記錄視為知識管理一部分的團隊，最大的痛點是格式不一致——每次會議的記錄品質取決於當天誰在記、當天的狀態如何。Plaud Note Pro 一鍵匯出至 Notion、Confluence 或 Slack，格式在每場會議中保持一致，不依賴任何一個記錄者的個人判斷。
Plaud Note Pro 的實際運作流程
| 階段 | 你做的事 | Plaud 輸出的內容 |
|---|---|---|
| 會議前 | 將 Plaud Note Pro 放在會議桌上，按一下開始。告知所有與會者會議正在錄音並取得同意。 | 立即就緒。50 小時電池可支撐整週的高密度會議無需充電。無需邀請任何 Bot，無需平台帳號登入。 |
| 會議中 | 專注主持或參與討論。不需要邊聽邊寫。 | 4 支 MEMS 麥克風搭配 AI 波束成形，收音距離達 5 公尺。說話者辨識自動標記全場每位發言者。 |
| 會議後 | 按一下停止。 | 說話者標記逐字稿、格式化會議記錄（含決議與行動項目）——在與會者離開前就已備妥。 |
| 發送 | 點一下匯出。 | 記錄推送至 Notion、Confluence、Slack 或電子郵件，完整音訊保留在裝置供稽核參考。 |
與其他方案的比較
vs. Otter.ai
Otter.ai 在視訊會議的即時轉錄上表現穩定，但它的輸出是逐字稿和基礎摘要，需要人工整理才能成為可發送的會議記錄。Plaud Note Pro 配合 10,000+ 摘要範本，直接輸出格式化記錄。此外，Plaud Note Pro 無需 Bot 帳號——對於禁止外部 Bot 加入的企業環境，這是決定性的差異。
vs. 手動記錄
手動記錄面臨的核心問題是注意力分散：邊聽邊寫意味著你永遠只能記住部分內容，而你的記錄反映的是你的詮釋，而不是實際發生的對話。Plaud Note Pro 擷取完整的原始音訊，AI 從完整記錄中提取決議和行動項目，不會因為當天會議節奏太快而遺漏任何內容。
vs. 用手機錄音再整理
手機錄音加事後重聽，是最耗時的工作流程：一小時的會議需要 45 分鐘重聽加上額外的整理時間，而且沒有說話者標記，所有決議都需要人工回溯是誰說的。Plaud Note Pro 把重聽和整理這兩個步驟壓縮到幾秒鐘的輸出生成。
選擇適合你場景的裝置
| 如果你… | 推薦裝置 | 原因 |
|---|---|---|
| 需要自動生成董事會、團隊會議或客戶會議的格式化記錄 | Plaud Note Pro（NT$5,890） | 放桌上，4 支麥克風收音 5 公尺，50 小時電池，10,000+ 範本格式化輸出 |
| 需要在工作坊或移動場景中免手持記錄 | Plaud NotePin S（NT$5,690） | 穿戴式，20 小時電池，適合不在固定桌子旁進行的會議 |
| 主要需求是電話簡報和輕量通話記錄 | Plaud Note（NT$5,490） | 隨身吸附手機，一鍵通話錄音，輕便適合移動辦公 |
常見問題解答（FAQ）
「會議記錄」還有哪些別稱？
在台灣職場中，會議記錄也被稱為會議紀要、會議摘要或行動記錄，正式的董事會場合則使用「議事錄」。Plaud Note Pro 提供超過 10,000 個摘要範本，涵蓋各種格式需求，可在處理前選擇最符合機構用語的範本。
自動生成會議記錄最好的方式是什麼？
最準確的方式是擷取完整音訊，再由 AI 從完整錄音生成記錄。手動記錄會分散注意力且容易遺漏；錄音後重聽再整理會讓工作量加倍。Plaud Note Pro 擷取完整會議音訊，自動生成說話者標記的格式化記錄，含決議與行動項目。錄音前請告知所有與會者並取得同意。
Plaud Note Pro 適合實體董事會會議嗎（不只是視訊）？
是的。Plaud Note Pro 放在桌上，4 支 MEMS 麥克風收音距離達 5 公尺，無需 Bot、無需平台登入、無需事先設定。它適用於實體董事會、團隊站立會議，以及任何視訊 Bot 不適合的場合。
會議結束後多久可以取得記錄？
按下停止後幾秒內即可取得逐字稿和格式化會議記錄。三小時的董事會，記錄在與會者離開會議室前就已備妥，無需重聽，無需手動整理。
可以匯出到 Confluence 或 Notion 嗎？
可以。Plaud App 支援一鍵匯出至 Notion、Confluence、Slack、Google Docs 及電子郵件，格式在每場會議中保持一致。
Plaud Note Pro 使用哪些摘要範本？
Plaud Intelligence 包含超過 10,000 個摘要範本，涵蓋董事會記錄、專案回顧、客戶會議、每日站立等各種格式。在處理錄音前選擇符合需求的範本，輸出即按該格式整理。
會議錄音在台灣合法嗎？
在台灣，錄音前應告知所有與會者並取得同意，這是最佳實踐也符合法律精神。Plaud Note Pro 內建提示音功能，在錄音開始時自動發出聲音，協助完成告知步驟。內部會議建議在公司政策或員工手冊中明確說明錄音規範。
