在台灣，董事會和股東會的議事錄並非只是慣例，而是公司法第 183 條的明確要求——每次會議必須製作議事錄，記載會議名稱、地點、出席人員、決議事項等，並由主席及記錄員簽名。傳統的做法是指定一位特別助理或法務人員擔任記錄員，在會議過程中邊聽邊寫。這種方式的問題不在於有沒有人做，而在於一個人同時聆聽並完整記錄一場多人發言的董事會，本身就是相互矛盾的任務。
Plaud Note Pro 作為 AI 議事記錄工具，把記錄員的工作轉移給裝置：放在桌上，按一下開始，4 支 MEMS 麥克風擷取 5 公尺內所有與會者的發言，說話者辨識自動標記每位董事，會議結束後說話者標記逐字稿和正式議事摘要在 60 秒內備妥。沒有 Bot 出現在任何出席名單，沒有音訊中途上傳，合規審計記錄留在裝置上直到你選擇處理。
台灣董事會議事記錄的合規框架
了解 AI 議事記錄工具是否適合你的組織，需要先掌握相關法規要求：
- 公司法第 183 條。董事會和股東會均須製作議事錄，記載出席人員、決議事項、發言重點、反對意見等，由主席及記錄員簽名，保存 10 年。AI 工具輸出的逐字稿和結構化摘要可作為議事錄製作的基礎，但最終文件仍需授權人員審閱並簽名。
- 個資法與資料安全。董事會討論涉及大量商業機密和個人資料。採用雲端即時上傳的 Bot 工具，音訊在對話進行中即送至境外伺服器，對法遵部門而言是值得評估的風險點。Plaud Note Pro 採本機儲存設計，音訊在你主動選擇同步前不離開裝置。
- 金融業與上市公司的額外合規需求。金管會對上市公司董事會的記錄要求更為嚴格，包括具名表決記錄。Plaud Intelligence 的說話者辨識功能和結構化輸出格式，可作為製作具名表決記錄的輔助工具。
AI 記錄員 vs 人工記錄員：核心差距
| 面向 | 人工記錄員 | Plaud Note Pro AI 記錄員 |
|---|---|---|
| 完整性 | 需在聆聽和記錄間分配注意力，多人快速發言時容易遺漏 | 完整擷取所有說話者每一句話，不受場節奏影響 |
| 說話者歸因 | 在大型多人會議中，正確歸因每句話是難以完成的任務 | 說話者辨識自動標記每位與會者，決策歸因精確 |
| 輸出速度 | 三小時董事會需要同等或更長的時間整理議事錄 | 會議結束 60 秒內輸出逐字稿和結構化摘要 |
| 格式一致性 | 品質依記錄員狀態和當天會議節奏不同 | 每場會議輸出格式相同，可選擇議事錄範本 |
| 稽核留存 | 可能只有摘要版本，無完整逐字記錄 | 完整逐字稿 + 加密音訊均保存在裝置，可隨時查閱 |
三大職業角色的具體應用
特別助理和行政長官助理：從三小時整理到 60 秒備妥
對擔任董事會記錄員的特別助理而言，一場三小時的董事會，過去的工作模式是：一邊聆聽，一邊速記關鍵決策，會後花同等時間把速記整理成正式議事錄，再送主席確認並簽名。這個流程的核心問題是：在複雜的多人討論中，人工速記的完整性和準確性根本不夠可靠。
Plaud Note Pro 把逐字記錄的工作交給裝置，特別助理可以完全專注於理解討論脈絡，而不是邊聽邊寫。會議結束時，說話者標記逐字稿和結構化議事摘要已備妥，助理只需審閱確認、補充格式要求，送主席簽名即可。整個製作時間從三小時壓縮到不超過一小時。
法務和法遵人員：合規審計記錄不依賴雲端
法遵部門面對的是雙重挑戰：需要精確的會議記錄，同時對音訊資料的流向有嚴格要求。Bot 類工具在對話進行時就將音訊送至境外伺服器，對涉及商業機密、併購談判或監理機關相關討論的法務會議而言，這是一個難以接受的資安缺口。
Plaud Note Pro 的完整逐字稿和加密音訊保存在裝置本機，法遵人員掌控資料的完整處理路徑。需要提交合規審計記錄時，完整逐字稿直接從裝置匯出，無需透過第三方平台。
營運主管和專案負責人：高密度會議中的一致性記錄品質
參與大量正式會議的主管，最常遇到的問題是：每個人對「這場會議到底決定了什麼」的版本不一致。決策是誰提出的、異議是在什麼背景下出現的、行動項目的實際截止日期是什麼——這些細節在沒有逐字記錄的情況下，往往在三天後就開始模糊。
Plaud Note Pro 為每場正式會議建立一份完整的逐字稿記錄，說話者標記確保每個決策、每個承諾都能追溯到具體發言者。記錄品質在每場會議中保持一致，不因誰出席、誰擔任記錄員而不同。
Plaud Note Pro 的議事記錄工作流程
| 階段 | 你做的事 | Plaud 輸出的內容 |
|---|---|---|
| 會議前 | 告知所有與會董事 AI 記錄工具正在使用，並取得同意。將 Plaud Note Pro 放在會議桌中央，按一下開始。 | 立即就緒。50 小時電池支撐整週的董事會和合規會議。不需要 Bot，不需要平台帳號。 |
| 會議中 | 主持或參與董事會討論，全程不需要分心記錄。 | 4 支 MEMS 麥克風擷取 5 公尺內所有發言者。說話者辨識自動標記每位董事。即時重點標記記錄關鍵決策片段。 |
| 會議後 | 按一下停止。選擇議事記錄範本（或讓 Plaud Intelligence 自動偵測格式）。 | 說話者標記逐字稿、結構化議事摘要（含決策、異議、行動項目和負責人）——60 秒內備妥。 |
| 審閱與發送 | 審閱輸出，補充格式要求，送主席確認後匯出。 | 一鍵推送至 Notion、Confluence、Slack 或電子郵件。完整逐字稿和音訊保留在裝置供稽核查閱。 |
常見問題解答（FAQ）
AI 議事記錄工具能替代人工記錄員嗎？
AI 工具能接管人工記錄員最耗費精力的部分——完整的逐字擷取和說話者歸因——讓原本擔任記錄員的人可以專注於審閱和確認輸出是否符合組織的格式要求。最終議事錄仍需授權人員審閱並簽名（依公司法規定），AI 輸出是製作基礎，而非完成品。
Plaud Note Pro 能用於台灣公司法要求的董事會議事錄嗎？
可以作為製作議事錄的輔助工具。Plaud Note Pro 輸出完整逐字稿和結構化摘要，包含說話者標記、決策事項和行動項目，可作為起草正式議事錄的基礎材料。最終議事錄仍需依公司法第 183 條要求，由主席及記錄員審閱、簽名並妥善保存。
Bot 類工具（Otter.ai、Fireflies）能用於董事會議嗎？
Bot 類工具在視訊平台上以帳號形式出現在出席名單中，這在合規敏感的董事會場合可能引發與會者的顧慮，部分公司的內部政策也不允許外部 Bot 加入治理會議。Plaud Note Pro 是實體裝置，放在桌上，沒有任何名稱出現在出席名單中，也不需要任何平台授權。
多人董事會如何確保每位發言者都被正確標記？
Plaud Note Pro 的說話者辨識功能可在多人環境中自動標記每位與會者，在整份逐字稿中保持一致的說話者歸因。對於大型董事會（10 人以上），建議在會議開始時由每位董事依序自我介紹，有助於提升說話者辨識的準確度。
合規審計時能查閱完整的音訊記錄嗎？
可以。Plaud Note Pro 將完整音訊保存在裝置本機，以 AES-256 加密，直到你選擇處理或匯出。對於需要提供稽核軌跡（audit trail）的法遵場景，完整音訊和逐字稿都可以按需求保存和調取，且不被用於任何 AI 模型訓練。
AI Pro 年繳方案費用是多少？
Plaud Note Pro 硬體一次購買 NT$5,890。AI Pro 年繳方案 NT$3,300/年（折算月均約 NT$275），每月提供 1,200 分鐘 AI 轉錄服務，適合定期舉行董事會和合規會議的組織。AI Unlimited 年繳方案 NT$7,990/年，提供無限制轉錄分鐘，適合轉錄需求高的大型企業。
